【お知らせ】当事務所のマイナンバー対応など

当事務所のマイナンバー制度対応について

　当しおざわ労働法務事務所では、１月からの制度の稼動開始に合わせ、マイナンバーを含む特定個人情報に関する安全管理措置を実施しております。
またマイナンバー受け入れの体制作りに関して、書式や規定類の整備、安全管理措置の具体的方法など、ご提案させていただきます。
詳細はご遠慮なくご相談ください。

 

①マイナンバーの収集は体制が整ってから

　担当者・従業員に十分に制度について周知し、安全管理措置を実施するなど体制が整ってからマイナンバーを収集してください。
なお雇用保険の手続きについては、12月18日にＱ＆Ａが更新され、マイナンバーを記載できない場合、別様式により後日提出することとされました。

②従業員から誤ってマイナンバーが提示された場合

　体制が整う前に誤ってマイナンバーが提示されるケースでは、所定の「本人確認」も実施されておらず、漏えいに対する組織的、人的、物理的、技術的な保護も確保されていません。このような場合、二度手間になってしまいますが、マイナンバーの記載されたメモ、コピー、画像データ等は、一旦、復元できない方法で廃棄するよう徹底されることをお勧めします。

③外部への委託の際の体制の整備

　マイナンバー等のデータを当事務所を含む外部に提供し、事業所では削除するなど保有しないケースでも、安全管理措置等、体制の整備は「委託先の監督」の根拠ともなり、必須と考えられます。
安全管理措置の実施のほか、委託先との覚書の締結など契約条項の追加、委託先の安全管理措置の実施状況の確認、委託先とのマイナンバーの受け渡し手段の確認など、準備を済ませたうえで取扱いに着手されるよう留意してください。