マイナンバー制度の導入を前に ～　事業所に求められる対応１　～

今年10月からマイナンバーが住民票の住所宛に簡易書留で郵送され、来年１月から順次、マイナンバーの利用が始まります。

今回は従業員等からのマイナンバーの収集と管理を念頭において、最低限おさえておくべき情報を取りまとめました。詳細は引き続き事務所ニュースでご紹介します。

 

（１）マイナンバーの取得・本人確認

従業員等のマイナンバーを事業主が取得できるケースは、法定の税と社会保険の手続きに使用する場合のみに限られています。利用目的はあらかじめ特定し、通知または公表する必要があります。

マイナンバーを取得する際は「なりすまし」を防ぐため、厳格に本人確認するよう求められています。

本人確認の際は、対面または証明書コピーの郵送等により、マイナンバーの確認と身元確認を行います。具体的には、通知カードまたは番号記載の住民票と、運転免許証またはパスポート等を照合します。

 

（２）マイナンバーの利用・提供

取得と同じく、法定の税・社会保険の手続きに使用する場合をのぞき、マイナンバーを利用、提供することはできません（社会保険労務士や税理士に関係業務を委託することはこれまでどおり可能です）。

社員番号や顧客管理番号としての利用は仮に本人の合意があっても禁止されています。個人番号カードの裏側のマイナンバーも、法定の目的以外でコピーをとったりメモを取ったりすることも禁じられています。

 

（３）マイナンバーの保管・廃棄

マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合のみ保管が可能です。雇用契約などの継続的な関係のあるときや法令などで一定期間保管義務のある場合です。

必要がなくなったら、シュレッダーにかけるなど復元できない方法で廃棄しなければなりません。

 

（４）マイナンバーの安全管理措置

マイナンバー法では従来の個人情報よりも厳しい保護措置を求めています。漏洩等、故意で行った場合、罰則も適用されます。過失による漏洩についても、民事上の責任や企業としての信頼低下の恐れがあります。
取扱担当者を決め、担当者以外が情報に接することを制限するなど、事業規模や内容に応じた安全管理措置を準備しましょう。

採用時のマイナンバー取得や社内通知、社内規程の用意など、詳細はご相談ください。（塩澤）